Privacy

Privacyverklaring – Survivalgroep Jan In’t Touw

Laatst bijgewerkt: 16-09-2025

  1. Wie is verantwoordelijk

Survivalgroep Jan In’t Touw
Adres: [adres invullen] E‑mail: [e‑mail invullen] KVK‑nummer: [nummer invullen]

  1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Survivalgroep Jan In’t Touw (hierna: “de Vereniging”, “wij”) omgaat met de persoonsgegevens van leden, aspirant‑leden, trainers, vrijwilligers, ouders/verzorgers en andere betrokkenen.

De Vereniging maakt gebruik van het leden- en communicatiesysteem FOYS (Focus On Your Sport) voor de registratie, administratie, communicatie en organisatie van trainings- en lidmaatschapprocessen.

Daarnaast gelden de regels zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG, en waar van toepassing aanvullende richtlijnen of verplichtingen vanuit de sportbond(en) waarbij wij aangesloten zijn.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens (door)verwerken:

  • Basisgegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht
  • Contactgegevens: telefoonnummer, e‑mailadres
  • Lidmaatschapsgegevens: datum inschrijving, lidnummer, status (volledig, proef, etc.), contributiegegevens
  • Gegevens over de sportactiviteiten: welke trainingen / groepen je volgt, aanwezigheden
  • Gegevens van ouders/verzorgers indien lid of betrokken persoon minderjarig is
  • Trainers / vrijwilligers: relevante gegevens zoals BG‑checks, certificeringen, beschikbaarheid
  • Foto’s en video’s (mits hiervoor toestemming is gegeven) bij sportactiviteiten, indien herkenbaar beeld gebruikt wordt voor publicatie
  1. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Ledenadministratie en beheer van inschrijvingen
  • Communicatie (newsletters, mededelingen over trainingstijden, wijzigingen, evenementen)
  • Organisatie van trainingen, evenementen en logistieke planning
  • Financieel beheer, incasso van contributies en betaling van trainers/vrijwilligers
  • Wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld verzekering, medische gegevens in noodsituaties)
  • Gebruik van beeldmateriaal voor promotie / verslaggeving, alleen na toestemming
  • Verbetering van de diensten van de Vereniging (bijv. feedback, evaluaties)
  1. Rechtsgrondslag

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

  • Uitvoering van de (toekomstige) overeenkomst (lidmaatschap)
  • Wettelijke verplichtingen
  • Gerechtvaardigd belang van de Vereniging (bijv. organisatie van de vereniging, communicatie, handhaving van veiligheid)
  • Toestemming (bijv. voor gebruik van foto’s/video’s, publicatie)
  • Specifiek voor minderjarigen: toestemming van ouder/verzorger waar nodig
  1. Verwerking via FOYS

FOYS is de verwerker voor de Vereniging. Dat wil zeggen:

  • De Vereniging bepaalt welke gegevens in FOYS worden ingevoerd, voor welke doeleinden, en wie toegang heeft.
  • FOYS verzorgt de technische & organisatorische beveiliging van de verwerking via hun software (gegevensopslag, communicatie, back‑ups). FOYS conformeert zich aan de AVG. FOYS
  • Er zijn verwerkersovereenkomsten met FOYS die vastleggen hoe persoonsgegevens verwerkt en beschermd moeten worden.
  1. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Enkele richtlijnen:

  • Lidmaatschapsadministratie / financiële gegevens: minimaal zoals wettelijk vereist (meestal 7 jaar voor financiële administratie)
  • Foto’s/video’s: zolang als nodig, afhankelijk van doel en toestemming, daarna verwijdering of anonimisering
  • Gegevens van (oud‑)leden: verwijderd of geanonimiseerd na beëindiging lidmaatschap plus redelijke bewaartermijn voor wettelijke en administratieve doeleinden
  1. Delen met derden

Persoonsgegevens worden niet zonder toestemming gedeeld met derden, behalve:

  • In opdracht/verzoek van sportbond(en) voor lidmaatschapsadministratie of bond gerelateerde zaken
  • Voor rekening of incasso (bijv. bank of betaaldienst)
  • In noodgevallen, of wanneer wettelijk verplicht
  • Met FOYS als verwerker
  1. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden:

  • Toegangsbeperking (wie mag wat zien in FOYS)
  • Versleuteling van gevoelige gegevens (waar mogelijk)
  • Back‑ups en beveiligde opslag
  • Regelmatige evaluatie van beveiligingsprocedures
  1. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben de volgende rechten onder de AVG:

  • Recht op inzage in hun persoonsgegevens
  • Recht op correctie / rectificatie van onjuiste gegevens
  • Recht op (gedeeltelijke) verwijdering (“recht om vergeten te worden”)
  • Recht op beperking van verwerking
  • Recht op overdraagbaarheid (data‑portabiliteit)
  • Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
  • Recht om toestemming in te trekken (waar verwerking op toestemming gebaseerd is)
  • Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
  1. Specifieke bepalingen voor minderjarigen
  • Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar, wordt voor belangrijke verwerkingen (zoals publicatie van foto’s, video’s) toestemming gevraagd van ouders of voogd.
  • Ouders/verzorgers kunnen de rechten van het kind uitoefenen.
  1. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan aangepast worden wanneer dat noodzakelijk is (bijv. door verandering in wetgeving, diensten, systemen). De datum van de laatste versie wordt bovenaan vermeld.

  1. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je één van je rechten uitoefenen, neem dan contact op:

Survivalgroep Jan In’t Touw
E‑mail: [e‑mail invullen] Telefoonnummer: [nummer invullen]

Scroll naar boven